DATENSCHUTZERKLÄRUNG STUDENTROOM.CH

Version 01.09.2023

I. ALLGEMEINE INFORMATIONEN

1. Einleitende Bemerkungen

Die Student Mentor Foundation Luzern («SMFL», «wir» oder «uns») betreibt im Rahmen ihres Stiftungszwecks die Plattform studentroom.ch. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Ihnen darlegen, wie wir Personendaten erheben, verarbeiten und Nutzen.

Personendaten Dritter dürfen Sie uns nur mitteilen, wenn Sie dazu berechtigt und die Personendaten korrekt sind. Wir bitten Sie sicherzustellen, dass die davon betroffenen Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen.

Wir verwenden in vorliegender Datenschutzerklärung abwechselnd die weibliche und männliche Form. Unter der jeweiligen Bezeichnung sind auch alle anderen geschlechtlichen Bezeichnungen zu verstehen.

Wir können die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.

2. Verantwortlicher für Datenschutzbelange

Die Verantwortung für den Inhalt der vorliegenden Datenschutzerklärung sowie für die beschriebenen Datenbearbeitungen liegt bei:

Student Mentor Foundation Lucerne
Murbacherstrasse 3
6003 Luzern
office(at)studentmentor.ch
Tel.: +41 41 317 22 10

3. EU-Datenschutzvertreter

Für natürliche Personen mit einfachem Aufenthalt in Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) einschliesslich der Europäischen Union (EU) und dem Fürstentum Liechtenstein sowie für die nach DSGVO vorgesehenen länderspezifischen Aufsichtsbehörden bezeichnen wir als EU-Datenschutz-Vertreterin nach Art. 27 DSGVO folgende Person:

VGS Datenschutzpartner GmbH
Am Kaiserkai 69
20457 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info(at)datenschutzpartner.eu

4. Begrifflichkeiten

Einleitend klären wir zum besseren Verständnis die wichtigsten Begrifflichkeiten, welche nachfolgend verwendet werden. Wir halten uns diesbezüglich an die Begriffsdefinitionen aus dem schweizerischen Datenschutzgesetz (Art. 5 DSG).

• Personendaten: alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
• betroffene Personen: natürliche Personen, über die Daten bearbeitet werden;
• Bearbeiten: jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten.
• Verantwortlicher: private Person oder Bundesorgan, die oder das allein oder zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung entscheidet.
• Auftragsbearbeiter: private Person oder Bundesorgan, die oder das im Auftrag des Verantwortlichen Personendaten bearbeitet.

5. Rechtsgrundlagen

Die vorliegende Datenschutzerklärung entspricht den Anforderungen des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz («DSG») sowie der zugehörigen Verordnung («DSV») als auch der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union («DSGVO»). Art und Umfang der anwendbaren Gesetzgebung hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Ausländisches Datenschutzrecht kommt nur zur Anwendung soweit dies das anwendbare Recht zwingend vorsieht und nur für die davon betroffenen Datenbearbeitungsprozesse sowie Personen.

Wir halten uns bei der Bearbeitung von Personendaten an die jeweils anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Bearbeitung von Personendaten darf die Persönlichkeit der betroffenen Personen nicht widerrechtlich verletzen. Aus diesem Grund hat eine solche Datenbearbeitung den Bearbeitungsgrundsätzen des Datenschutzrechts zu genügen und/oder muss durch einen Rechtfertigungsgrund legitimiert sein. Wir sind insbesondere dann zur Bearbeitung von Personendaten legitimiert, wenn die Bearbeitung:

• auf einer gesetzlichen Grundlage beruht
  Die Bearbeitung von Personendaten kann gesetzlich verlangt oder legitimiert sein (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
  
  
• für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Massnahmen erforderlich ist
  Der wesentliche Teil der Bearbeitung von Personendaten in unserer Stiftung erfolgt im Rahmen der Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen (insb. Anbahnung und Abwicklung von Mietverhältnissen)
  
  
• für die Wahrnehmung berechtigter Interessen unsererseits oder seitens von Dritten erforderlich ist
  Ein berechtigtes Interesse unsererseits liegt insbesondere dann vor, wenn die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der in Ziffer 7 genannten Zwecke als auch der Bekanntgabe von Daten nach Ziffer 15 und den damit verbundenen Zielen erfolgt.
  
  
• auf einer Einwilligung beruht
  Soweit eine Bearbeitung von Personendaten auf Ihrer Einwilligung beruht, informieren wir Sie darüber gesondert und transparent. Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit über die dafür zur Verfügung gestellten Funktionen (z.B. Unsubscribe-Link bei Newslettern) oder durch schriftliche Mitteilung an uns widerrufen (vgl. Anlaufstellen unter vorstehenden Ziffern 2 und 3). Nach Erhalt Ihres Widerrufs, werden wir die davon betroffene Datenbearbeitung einstellen, es sei denn, wir können die Bearbeitung auf einen anderweitigen Rechtfertigungsgrund stützen.
  
  
• zur Einhaltung von in- und ausländischen Rechtsvorschriften notwendig ist.

6. Kategorien von Personendaten

Abhängig von den von Ihnen genutzten Dienstleistungen sowie der jeweiligen Beziehung zwischen Ihnen und uns bearbeiten wir insbesondere die nachfolgenden Kategorien von Personendaten:

• Stammdaten: z.B.: Anrede, Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adress- und Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Sprache, Benutzernamen, Finanzinformationen, Informationen zum Studium.
  
  
• Vertragsdaten: z.B. Informationen betr. Anbahnung, Abschluss, Abwicklung, Verwaltung und Beendigung von Verträgen zwischen Ihnen und uns, Informationen im Zusammenhang mit Bewerbungen [vgl. dazu auch nachfolgende Ziffer 13], Interaktionshistorie, Finanz- und Zahlungsinformationen wie Bonität, Informationen im Zusammenhang mit der Durchsetzung von Forderungen, Bankdaten.
  
  
• Kommunikationsdaten: z.B.: Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsinhalt aus schriftlicher, elektronischer und mündlicher Korrespondenz, Angaben aus Umfragen, Informationen zu Zeit, Ort, Art etc. der Kommunikation, Identitätsnachweise, Randdaten.
  
  
• Verhaltens- und Transaktionsdaten: z.B. im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite und unseres Buchungstools, mit Ihrem Besuch unserer Standorte, der Teilnahme an Veranstaltungen, Events und Umfragen, der Nutzung von elektronischen Kommunikationswegen.
  
  
• Technische Daten: z.B. IP-Adressen, Geräte-IDs, Angaben zu den von Ihnen genutzten Geräten und Applikationen und deren Einstellungen, von Ihnen genutzter Internetprovider, Benutzernamen, Passwörter [als Hashwert], Informationen im Zusammenhang mit der 2-Faktorauthentifizierung, Log-Daten, Zeit und allenfalls ungefährer Standort im Rahmen der Nutzung unserer Dienstleistungen.
  
  
• Bild- und Tonaufnahmen: z.B. Aufzeichnungen von Telefon- und Videokonferenzgesprächen [erfolgt nur nach vorgängiger Ankündigung und mit Ihrem Einverständnis], Aufzeichnungen von Videoüberwachungssystemen [vgl. dazu nachfolgende Ziffer 14], Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Mieter- und Personalanlässen.

7. Herkunft der Daten

Wir erheben Personendaten zu einem grossen Teil direkt bei Ihnen als betroffene Person. Dazu zählen insbesondere Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten. Die Erhebung solcher Personendaten erfolgt im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen sowie der Nutzung unserer Dienstleistungen. Wenn Sie uns Daten zu anderen Personen (z.B. Familienmitglieder, Mitbewohnern, Geschäftskollegen, Mitarbeitenden) mitteilen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie dazu befugt und dass die Daten korrekt sind. Zudem ist den davon betroffenen Personen die vorliegende Datenschutzerklärung vorab zur Kenntnis zu bringen.

Weiter können wir Personendaten über Sie auch selbst oder automatisiert erheben oder von bereits vorhandenen Daten ableiten. Dazu zählen insbesondere Verhaltens- und Transaktionsdaten sowie technischen Daten.

Schliesslich erheben wir Personendaten auch von Dritten, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Zu solchen Dritten zählen insbesondere Personen aus Ihrem Umfeld, Geschäftspartner, Versicherungen, Banken, Behörden, Amtsstellen, Gerichte, Parteien und deren Rechtsvertretung im Rahmen von rechtlichen Auseinandersetzungen etc. Zudem können wir auch Personendaten aus öffentlichen Quellen (z.B. Auskunfteien, Social Media) erheben.

8. Zweck der Datenbearbeitung

Wir bieten Wohnraum für Studierende an Universitäten, Fachhochschulen und weiteren Ausbildungsinstitutionen an.

Wir bearbeiten die erhobenen Daten, um unseren gesetzlichen, statutarischen und vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Ihnen und Dritten nachzukommen. Dazu zählen insbesondere die Aufnahme (inkl. Kontaktanfragen), Verwaltung und Abwicklung von Mietvertragsverhältnissen.

Weiter bearbeiten wir die erhobenen Daten, um die Kommunikation mit Ihnen sicherzustellen, die von Ihnen gewünschten Produkte und Dienstleistungen bereitstellen und verbessern zu können, um Ihre Benutzung und Ihren gewünschten Zugang zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu managen, um unser geschäftliches Verhältnis zu Ihnen zu pflegen, um die Leistungsfähigkeit unseres Angebots zu überwachen und zu verbessern, um rechtliche Ansprüche durchsetzen resp. uns dagegen zur Wehr zu setzen, um illegale Aktivitäten zu erkennen, zu verhindern oder aufzuklären, um die Einhaltung von Gesetzen und Empfehlungen in- und ausländischer Behörden sowie interner Regulatorien («Compliance») sowie das Risikomanagement sicherzustellen, zur allgemeinen Gewährleistung unseres Betriebs (insb. IT, Webseite etc.) und der Sicherstellung von administrativen Abläufen (z.B. Datenarchivierung, Buchhaltung, Stammdatenpflege, Qualitätssicherung).

9. Bearbeitungsdauer von Personendaten

Wir bearbeiten Ihre Personendaten so lange, als wir dazu gesetzlich verpflichtet (z.B. Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten) sind oder unsere berechtigten Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen, Gewährleistung IT-Sicherheit) respektive als es der Zweck der Erfassung Ihrer Daten notwendig macht oder die Aufbewahrung technisch bedingt ist. Bei Verträgen erfolgt die Aufbewahrung in der Regel für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie die darüberhinausgehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre).

Dies kann dazu führen, dass Ihre Personendaten respektive Auszüge davon noch mehrere Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns aufbewahrt werden müssen. Sind Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

In bestimmten Fällen bewahren wir Ihre Personendaten – basierend auf Ihrer Einwilligung – auch länger auf (z.B. Stellenbewerbungen, welche wir pendent halten).

10. Bekanntgabe von Personendaten and Dritte

Soweit gesetzlich zulässig und notwendig können wir im Rahmen unserer Stiftungstätigkeit gewisse Personendaten auch an Dritte weitergeben. Diese Dritten bearbeiten Ihre Personendaten entweder in unserem Auftrag (Auftragsbearbeiter), in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder aber in eigener Verantwortung. Dazu zählen unter anderem:

• unsere Dienstleister, wie z.B. Banken, IT-Provider, Versicherungen, Reinigungsunternehmen, Rechtsanwälte, externe Berater, Treuhänder etc.
• Geschäftspartner
• In- und ausländische Behörden, Amtsstellen und Gerichte
• Andere Parteien im Rahmen von Verwaltungs- und Gerichtsverfahren
• Weitere Dritte, welche zur Zweckerreichung der jeweiligen Datenbearbeitung notwendig sind

Wo notwendig, haben wir mit unseren Dienstleistern entsprechende Auftragsbearbeitungsverträge abgeschlossen. Darin verpflichten sich diese zur Einhaltung der Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen. Weiter dürfen sie Personendaten nur nach unseren Instruktionen bearbeiten. Auch räumen sie uns umfassende Prüfungs- und Kontrollrechte sowie Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrechte ein.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt eine solche Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte entweder zwecks Vertragsanbahnung und Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder basierend auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder basierend auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

11. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Wir bearbeiten und speichern Personendaten im Regelfall in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). In bestimmten Fällen können wir Personendaten aber auch an Dienstleister und Empfänger bekanntgeben, welche sich ausserhalb dieses Gebiets befinden oder Personendaten ausserhalb dieses Gebiets bearbeiten, grundsätzlich in jedem Land der Welt. Sie müssen insbesondere mit einer Bekanntgabe von Personendaten in alle Länder rechnen, in denen sich die von uns beigezogenen Dienstleister und deren Subunternehmer befinden (insb. USA).

Durch das Ergreifen geeigneter Massnahmen stellen wir dabei die Wahrung der gesetzlichen Vorgaben sicher. Konkret liegt ein Angemessenheitsbeschluss der zuständigen Behörde vor. Fehlt ein solcher, erfolgt die Übermittlung der Personendaten auf Grundlage geeigneter Garantien (insb. von der Europäischen Kommission und dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten [EDÖB] genehmigte Standardvertragsklauseln) oder es bestehen Ausnahmeregelungen für bestimmte Situationen (Vertragsabwicklung, Rechtsdurchsetzung im Ausland etc.) oder wir holen Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

12. Datensicherheit

Zur Sicherung Ihrer Daten unterhalten wir technische und organisatorische Sicherungsmassnahmen gemäss dem aktuellen Stand der Technik.

Die Kommunikation über unsere Website erfolgt verschlüsselt durch den Einsatz des Verschlüsselungsprotokolls SSL/TLS. Wir weisen aber darauf hin, dass auch die verschlüsselte Datenübertragung im Internet immer Sicherheitsrisiken mit sich bringt. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte kann nicht gewährleistet werden.

Falls Sie mit uns per gewöhnlichem Email kommunizieren, werden die Daten nicht verschlüsselt übermittelt und können von Dritten eingesehen und unter Umständen manipuliert werden. Durch die Benutzung von unverschlüsseltem Email nehmen Sie diesen Umstand zur Kenntnis. Die Übermittlung vertraulicher bzw. persönlicher Daten mittels unverschlüsseltem Email erfolgt auf eigenes Risiko.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Soweit die Voraussetzungen des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, haben Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten grundsätzlich die folgenden Rechte:

• auf Antrag eine kostenlose Auskunft darüber zu erhalten, ob und allenfalls welche Personendaten wir über Sie bearbeiten
• auf Berichtigung falscher oder unvollständiger Personendaten
• auf die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten
• auf Sperrung Ihrer Personendaten
• auf Löschung oder Anonymisierung Ihrer Personendaten
• auf Datenübertragbarkeit
• erteilte Einwilligungen in die Bearbeitung Ihrer Personendaten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
• Widerspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Personendaten zu erheben.

Bitte beachten Sie, dass diese Rechte im konkreten Einzelfall unter Umständen eingeschränkt oder ausgeschlossen werden können (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen).

Zwecks Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte oder bei Fragen zur vorliegenden Datenschutzerklärung sowie den darin beschriebenen Bearbeitungsprozessen, können Sie sich an die unter vorstehenden Ziffern 2 und 3 genannten Stellen wenden.

Sollten Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmässig bearbeitet wurden, sind wir für Ihre direkte Kontaktaufnahme dankbar. Alternativ können Sie eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). In der EU ist die Beschwerde bei der jeweiligen nationalen Datenschutzbehörde einzureichen.

II. ERGÄNZENDE INFORMATIONEN IM ZUSAMMENHANG MIT AUSGEWÄHLTEN DATENBEARBEITUNGEN

14. Verarbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite

14.1. Cookies

Unsere Website verwendet sogenannte "Cookies" und vergleichbare Wiedererkennungstechnologien. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die an Ihren Rechner gesendet und dort gespeichert werden.

Nebst «Session-Cookies», welche nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden, können auch «permanente Cookies» zum Einsatz kommen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Solche Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät für eine bestimmte Zeit gespeichert (1 Jahre). Daneben haben Sie die Möglichkeit, diese Cookies jederzeit zu löschen.

Beim Erstbesuch unserer Webseite können Sie über den Cookie-Banner Ihre Präferenz bezüglich des Cookie-Einsatzes wählen, wobei die Speicherung von notwendigen Cookies nicht verhindert werden kann. Sollten Sie mit der Speicherung von notwendigen Cookies nicht einverstanden sein, bitten wir Sie unsere Webseite nicht zu besuchen. Die von Ihnen gewählten Präferenzen bezüglich des Cookie-Einsatzes können Sie jederzeit über das Zahnrad unten Links im Footer unserer Webseite anpassen.

Sie können Ihren Browser auch so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschliessen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schliessen des Browsers aktivieren. Auf den nachfolgenden Seiten finden Sie Erläuterungen, wie Sie die Verarbeitung von Cookies bei den gängigsten Browsern konfigurieren können:

• Microsofts Windows Internet Explorer
• Microsofts Windows Internet Explorer Mobile
• Mozilla Firefox
• Google Chrome für Desktop
• Google Chrome für Mobile
• Apple Safari für Desktop
• Apple Safari für Mobile

Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Wir nutzen Cookies zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter Funktionalitäten oder zur Optimierung unserer Webseite (notwendige Cookies). Im Anwendungsbereich der DSGVO speichern wir notwendige Cookies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung (wie vorstehend beschrieben) jederzeit widerrufen.

14.2. Website Hosting-Provider

Wir hosten unsere Website bei einem Schweizer Hosting-Provider mit Sitz in der Schweiz. Mit jedem Besuch auf unserer Website erhebt und speichert der Hosting-Provider automatisch Informationen (Server Log Files), die Ihr Browser übermittelt. Dazu zählen Name und URL der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Datenmenge, Webbrowser und Webbrowser-Version, Betriebssystem, der Domainname Ihres Internet-Providers, die sogenannte Referrer-URL (jene Seite, von der aus Sie auf unser Angebot zugegriffen haben) und die IP-Adresse. Diese Nutzungsdaten dienen der Erkennung von technischen Problemen, zur Gewährleistung der Sicherheit sowie der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website und damit auch der Weiterentwicklung unseres Angebots.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken und im Falle einer rechtswidrigen Nutzung unserer Website oder unserer Dienstleistungen.

Wir haben mit dem Hosting-Provider einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gemäss den vorstehend gelisteten Zwecken.

14.3. Tracking

14.3.1. Google Inc.

Unsere Website nutzt Google Fonts und Google Maps von Google Inc. Für den europäischen Raum ist das Unternehmen Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Irland) für alle Google-Dienste verantwortlich (nachfolgend «Google»).

Nebst den nachfolgenden Ausführungen finden Sie in der Google-Datenschutzerklärung weitere Informationen zum Datenschutz bei Google: https://policies.google.com/privacy.

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem ansprechenden Internetauftritt sowie an der Erhöhung unserer Reichweite oder basierend auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Google Maps
Wir nutzen auf unserer Website Google Maps zur Darstellung interaktiver Karten und zur Erstellung von Anfahrtsbeschreibungen. Wenn Sie eine Webseite unseres Internetauftritts aufrufen, welche Google Maps eingebunden hat, baut Ihr Browser eine Verbindung mit den Google-Servern. Zudem setzt Google Maps Cookies (vgl. dazu vorstehende Ausführungen unter Ziffer 14.1). Durch die Nutzung von Google Maps können dadurch diverse Informationen (z.B. IP-Adresse, eingegebene Adressen, Datum und Uhrzeit des Website-Besuchs) an Google-Server in den USA übertragen werden.

Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google finden Sie hier: https://policies.google.com/privacy?hl=de. Dort können Sie im Datenschutzcenter auch Ihre persönlichen Datenschutz-Einstellungen verändern. Ausführliche Anleitungen zur Verwaltung der eigenen Daten im Zusammenhang mit Google-Produkten finden Sie hier.

Allgemeine Informationen zu Google Maps finden Sie unter: https://www.google.com/intl/de/maps/about/#!/.

Google Fonts

Auf unserer Webseite nutzen wir zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.
Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter: https://developers.google.com/fonts/faq.

14.3.2. Vimeo

Wir betreiben einen Vimeo-Kanal und binden auf unserer Website Videos der Plattform Vimeo ein. Betreiberin der Plattform ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10001, USA («Vimeo»).

Wir nutzen Vimeo um Ihr Benutzererlebnis zu erhöhen und um Ihnen aktuelle und gut verständliche Informationen zu unserem Angebot und unseren Dienstleistungen bereitstellen zu können.

Wir nutzen Vimeo im erweiterten Datenschutzmodus, der gemäss Vimeo eine Speicherung von Nutzerinformationen erst bei Wiedergabe des Videos in Gang setzt. Die Weitergabe von Daten an Vimeo-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen.

Sobald Sie ein Vimeo-Video auf unserer Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo (und damit auch in die USA und weltweit) hergestellt. In diesem Rahmen erfährt Vimeo, unter Umständen welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem Vimeo-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie Vimeo zudem, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem Vimeo-Account ausloggen.

Des Weiteren kann Vimeo nach Starten eines Videos verschiedene Cookies (vgl. dazu vorstehende Ziffer 14.1) auf Ihrem Endgerät speichern oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien (z. B. Device-Fingerprinting) einsetzen. Auf diese Weise kann Vimeo Informationen über Sie erhalten. Vimeo zufolge dient dies unter anderem dazu, Videostatistiken zu erfassen, die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern und missbräuchliche Handlungsweisen zu unterbinden.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines Vimeo-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Soweit notwendig haben mit Vimeo einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.vhx.tv/data-processing.

14.4. Links zu anderen Webseiten

Unsere Website enthält Hyperlinks zu Websites von Dritten, die nicht durch uns betrieben oder kontrolliert werden. Für deren Inhalt sowie Datenschutz-Praktiken sind wir nicht verantwortlich.

14.5. Bewerbungsprozess für Mietobjekte

Sie haben auf studentroom.ch die Möglichkeit, sich für freie Mietobjekte zu bewerben. Angaben zum Bewerbungsprozess finden Sie auf studentroom.ch.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bearbeiten wir die nachfolgenden Personendaten:

• Angaben zum gewünschten Mietobjekt (Adresse, Zimmer-Nr., Etage, WG-Grösse, Miete inkl. Nebenkosten, gewünschter Bezugstermin, Grundriss)
• Anrede
• Vor- und Name
• Strasse und Nr.
• PLZ und Ort
• E-Mail
• Telefon
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Zivilstand
• Ausbildung
• Studienbeginn
• Studiendauer
• Studienort
• Immatrikulation / Studiennachweis
• Mitteilung
• Einwilligungen

Nach Eingang Ihrer Reservationsanfrage prüft die Geschäftsführung Ihre Anfrage und teilt Ihnen den Entscheid per E-Mail mit. Kommt es zu keinem Mietverhältnis, wird Ihre Reservationsanfrage im Rahmen des Bewerbungsprozesses nach 6 Monaten gelöscht. Kommt es zu einem Mietverhältnis erfolgt die Bearbeitung Ihrer Personendaten gemäss nachfolgender Ziffer 15.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten zwecks Vertragsanbahnung resp. Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

14.6. Kommunikationsmöglichkeiten

14.6.1. Allgemeines

Auf unserer Website bieten wir verschiedene Möglichkeiten an, um mit uns in Kontakt zu treten. Nebst den nachfolgend gelisteten Kanälen zählen dazu auch E-Mail, Telefon und Post.

Ungeachtet des verwendeten Kanals wird Ihre Anfrage inklusive aller von Ihnen übermittelten Personendaten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Sie sind verantwortlich für den von Ihnen übermittelten Inhalt.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten entweder zwecks Vertragsanbahnung und Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen.

14.6.2. Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, ein Kontaktformular zu verwenden, um mit uns in Kontakt zu treten. Die Erfassung und Übermittlung folgender Daten ist dabei möglich:

• Anrede
• Vor- und Name
• Strasse und Nr.
• PLZ und Ort
• E-Mail
• Mobile
• Mitteilung

Die zwingenden Angaben sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten zwecks Vertragsanbahnung resp. Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen.

15. Verarbeitung von Personendaten im Rahmen des Mietverhältnisses

Im Rahmen des Mietverhältnisses bearbeiten wir die nachfolgenden Personendaten:

• Die von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitgestellten Informationen (vgl. dazu vorstehende Ziffer 14.5)
• Informationen zum Mietvertrag
• Bank- und Zahlungsinformationen
• Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung der ICT-Infrastruktur

Wir verarbeiten diese Personendaten zwecks:

• Erfüllung Wahrnehmung unserer vertraglichen Rechte und Pflichten
• Anpreisung, Planung, Durchführung und Verwaltung der jeweiligen Vertragsbeziehung mit unseren Mietern
• Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben
• Beilegung von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzung von vertraglichen Ansprüchen sowie der Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten entweder zwecks Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Erbringung unserer Dienstleistungen.

16. Verarbeitung von Personendaten von Bewerbenden

Bewerbungen nehmen wir per Post, E-Mail und persönlich entgegen. Wir können im Rahmen des Rekrutierungsprozesses auch mit externen Partnern zusammenarbeiten (z.B. Jobportale und Stellenvermittlungsbüros). In diesem Falle beachten Sie bitte auch die Datenschutzhinweise dieser Partner. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich. Ihre Personendaten werden innerhalb unserer Stiftung ausschliesslich an Personen weitergegeben, die mit der Bearbeitung Ihrer Bewerbung betraut sind.

Wir bearbeiten die uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zugestellten sowie die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Personendaten, soweit dies zur Entscheidung über den Abschluss und zur Durchführung eines Arbeitsvertrages erforderlich ist. Dazu zählen:

• Stammdaten (Name, Vorname, Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Zivilstand etc.)
• Informationen zu Ihren schulischen, beruflichen und persönlichen Qualifikationen
• Informationen, welche wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben haben (z.B. im Rahmen von Assessments)
• Weitere Informationen, welche Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung an uns übermittelt haben.

Wir bearbeiten Ihre diesbezüglichen Personendaten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sie werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist oder Sie nicht einer längeren Speicherung zugestimmt haben. Soweit Ihre Personendaten im Rahmen der Bewerbung durch einen externen Partner (z.B. Jobportale und Stellenvermittlungsbüros) erhoben werden, richtet sich die Speicherdauer nach dessen Datenschutzhinweisen.

Kommt es im Nachgang zum Bewerbungsverfahren zu einer Anstellungsverhältnis, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihr Personaldossier überführt.

17. Verarbeitung von Personendaten im Rahmen der Videoüberwachung

Wir überwachen einen Teil unseres Areals (Eichhof und Schweighof) mittels Videoüberwachung. Die überwachten Bereiche sind entsprechend gekennzeichnet.

Die Videoüberwachung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Schutz von Personen und Infrastruktur
• Wahrnehmung unseres Hausrechts
• Beweissicherung
• Aufklärung von Straftraten

Erfolgt eine Aufzeichnung von Bildern, werden diese in der Regel spätestens nach 120 Stunden gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, sofern dies zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder zur Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir können zur Durchführung der Videoüberwachung externe Dienstleister beiziehen. Unter Umständen können die Videoaufzeichnungen auch durch externes Wachpersonal eingesehen werden. Im Falle des Verdachts einer Straftat, zur Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche sowie bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung, können die Videoaufzeichnungen an die zuständigen Stellen (z. B. Strafverfolgungsbehörden) übermittelt werden.

Im Anwendungsbereich der DSGVO erfolgt die Verarbeitung dieser Daten basierend auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Weitere Informationen über Datenschutz bei Vimeo finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://vimeo.com/privacy.